<div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:small">Dear all, </div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:small"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:small">I wanted to pass along a few tips on using email (or not) to make your work collaborations or teamwork more effective: </div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:small"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:small"><b>Email Tips</b></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:small"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:small">1. For <u>complex</u> or <u>sensitive</u> topics, avoid using email. Instead, discuss over the phone, in person, or over video chat. </div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:small"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:small">2. Before you click "send," remove any content that you wouldn't want to have forwarded to the wrong place. Things happen. Also be aware that emails at places like NCAR and universities is not usually confidential, because they are publicly funded. </div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:small"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:small">3. Read your email three times before sending it out. Yup, three times, especially for more important or lengthy messages. You'll often find yourself editing the language on each round.</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:small"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:small">4. Include links in the email to shared documents or spreadsheets (for getting input, brainstorming, or having people sign up for things). This boosts efficiency and collaboration. </div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:small"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:small">5. Follow up after meetings with an email itemizing action items and identifying who is responsible for completing them. Follow-up emails with action items help people to know what they have to do before the next meeting, and are useful to refer back to later if (or when) you forget how things were left at the last meeting.   </div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:small"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:small">Here are some more tips that I like from one web page. There are many more resources out there on this:</div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:small"><ul><li><span style="color:rgb(32,33,36);font-family:arial,sans-serif;font-size:16px">Summarize Your Message in Your Subject Line. ...</span></li><li class="gmail-TrT0Xe" style="margin:0px 0px 4px;padding:0px;list-style:inherit">Keep It Focused and Short. ...</li><li class="gmail-TrT0Xe" style="margin:0px 0px 4px;padding:0px;list-style:inherit">Tell the Recipient What Action to <b>Take</b>. ...</li><li class="gmail-TrT0Xe" style="margin:0px 0px 4px;padding:0px;list-style:inherit">Know When Not to Send an <b>Email</b>. ...</li><li class="gmail-TrT0Xe" style="margin:0px 0px 4px;padding:0px;list-style:inherit">Cut Back on the CC-ing.</li></ul></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:small">Hope that these help.  I am still learning how to do these things more fully! </div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:small"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:small">Got any other tips?  Send them to me and I can compile them... </div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:small"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:small">Val</div><div><br></div>-- <br><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><span style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:x-small">* * * * * * * * * * * * * * * </span><br></div><div dir="ltr"><div><font size="1" face="verdana, sans-serif">Valerie Sloan, Ph.D.</font></div><div><span style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:x-small">NCAR Education & Outreach</span><br></div><div><font size="1" face="verdana, sans-serif">National Center for Atmospheric Research</font></div><div><font size="1" face="verdana, sans-serif">P.O. Box 3000</font></div><div><font size="1" face="verdana, sans-serif">Boulder, CO 80307-3000</font></div><div><font size="1" face="verdana, sans-serif">Office: 303-497-2752</font></div><div><font face="verdana, sans-serif" size="1"><span style="color:rgb(17,85,204)">Email: </span><a href="mailto:vsloan@ucar.edu" style="color:rgb(17,85,204)" target="_blank">vsloan@ucar.edu</a></font></div><div><br></div><div><br></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div>