<html>

<head>

<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=Windows-1252">

<style type="text/css" style="display:none;"> P {margin-top:0;margin-bottom:0;} </style>

</head>

<body dir="ltr">

<div class="elementToProof" style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 14pt; color: rgb(0, 0, 0);">

Dear CEDAR Community, </div>

<div class="elementToProof" style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 14pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<br>

</div>

<div class="elementToProof" style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 14pt; color: rgb(0, 0, 0);">

At the spring 2025 meeting, the CSSC approved changes to the CEDAR Bylaws, as described below. The next step to implement these changes is to solicit feedback from the CEDAR community via an online poll. Please cast your vote

<a href="https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeoYUWkTK_lBtotCeN55KygtoyaDtp9C-l9_fuf3kFzYJHhuQ/viewform?usp=header" id="OWA0d9a4e76-785b-3832-7927-223d413231d1" class="OWAAutoLink" title="https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeoYUWkTK_lBtotCeN55KygtoyaDtp9C-l9_fuf3kFzYJHhuQ/viewform?usp=header">

here</a> to approve the proposed changes, or not, by Friday May 9<sup>th</sup> 2025. Thank you for participating in this process!</div>

<div class="elementToProof" style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 14pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<br>

</div>

<div class="elementToProof" style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 14pt; color: rgb(0, 0, 0);">

Sincerely,</div>

<div class="elementToProof" style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 14pt; color: rgb(0, 0, 0);">

V. Lynn Harvey and Mark Conde, on behalf of the CSSC</div>

<div class="elementToProof" style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 14pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<br>

</div>

<div class="elementToProof" style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 14pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<b>---Summary of Proposed Bylaw Changes---</b></div>

<ol start="1" data-editing-info="{"orderedStyleType":1}" style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; padding-left: 0px; list-style-type: decimal;">

<li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 14pt; color: rgb(0, 0, 0); margin: 0in 0in 0in 0.25in;">

Vet current language for taboo words (e.g., change DEI task force to MATRIX).</li><li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 14pt; color: rgb(0, 0, 0); margin: 0in 0in 0in 0.25in;">

Add to the bylaws language that we require GCs to provide a quantitative assess community engagement output, e.g., count how many people got involved during the project.</li><li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 14pt; color: rgb(0, 0, 0); margin: 0in 0in 0in 0.25in;">

Change “CEDAR Science Thrusts” to “CEDAR Science Plan”</li><li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 14pt; color: rgb(0, 0, 0); margin: 0in 0in 0in 0.25in;">

Change the bylaws to reflect that CSSC members may not nominate other CSSC members for science highlights or Prize or Distinguished lectures.</li><li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 14pt; color: rgb(0, 0, 0); margin: 0in 0in 0in 0.25in;">

Add language that ensures funding for CSSC SRs to support Student Day.</li></ol>

<div class="elementToProof" style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 14pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<b>---Details of Proposed Bylaw Changes---</b></div>

<p class="elementToProof" style="margin: 0in;"><span style="font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 14pt; color: rgb(0, 0, 0);"><b>Items #1 and #3</b> are straightforward. P</span><span style="font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 14pt; color: black; background-color: rgb(255, 255, 255);">roposed

 changes in </span><span style="font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 14pt; color: red; background-color: rgb(255, 255, 255);">Red</span><span style="font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 14pt; color: black; background-color: rgb(255, 255, 255);">:</span></p>

<ul style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; padding-left: 0px;">

<li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 14pt; color: rgb(0, 0, 0); margin: 0in 0in 0in 0.25in;">

<span style="font-family: Calibri, sans-serif;">Change “Diversity, Equity, and Inclusion” to

</span><span style="font-family: Calibri, sans-serif; color: red;">“Merit and Training for Research, Innovation, and eXcellence”</span></li><li style="font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0); margin: 0in 0in 0in 0.25in;">

<span style="font-size: 14pt;">Change DEI to </span><span style="font-size: 14pt; color: red;">MATRIX

</span><span style="font-size: 14pt;">(3 instances)</span></li><li style="font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0); margin: 0in 0in 0in 0.25in;">

<span style="font-size: 14pt;">In section 8.2 Demographics: “These demographics will be used as a metric to

</span><span style="font-size: 14pt; color: red;"><s>evaluate the performance of equity measures undertaken by the CSSC and to

</s></span><span style="font-size: 14pt;">inform the </span><span style="font-size: 14pt; color: red;">CEDAR membership, the CSSC, and relevant funding agencies regarding the

</span><span style="font-size: 14pt;">composition of the </span><span style="font-size: 14pt; color: red;"><s>CSSC</s> CEDAR community</span><span style="font-size: 14pt;">.”</span></li><li style="font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0); margin: 0in 0in 0in 0.25in;">

<span style="font-size: 14pt;">Change “Thrusts” to </span><span style="font-size: 14pt; color: red;">“Plan”</span><span style="font-size: 14pt;"> (2 instances)</span></li></ul>

<p class="elementToProof" style="margin: 0in;"><span style="font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 14pt; color: black;"><b>For item #2</b>, below is a snippet of the Bylaws with a proposed change in

</span><span style="font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 14pt; color: red;">Red</span><span style="font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 14pt; color: black;">:</span></p>

<ul style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; padding-left: 0px;">

<li style="font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0); margin: 0in 0in 0in 0.25in;">

<span style="font-size: 14pt; color: black;">In section 6.3 Grand Challenges: “Each GC workshop will introduce the topic to the CEDAR community in the plenary session in the first year and provide updates in the 2nd and 3rd, and a summary</span><span style="font-size: 14pt; color: red;">

</span><span style="font-size: 14pt; color: black;">after year 3. </span><span style="font-size: 14pt; color: red;">GCs are required to provide a quantitative assessment of community engagement each year, such as how many people joined the GC effort over the

 course of the project.”</span></li></ul>

<p class="elementToProof" style="margin: 0in;"><span style="font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 14pt; color: black;"><b>For item #4</b>, below is a snippet of the Bylaws with a proposed change in

</span><span style="font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 14pt; color: red;">Red</span><span style="font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 14pt; color: black;">:</span></p>

<ul style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; padding-left: 0px;">

<li style="font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0); margin: 0in 0in 0in 0.25in;">

<span style="font-size: 14pt;">In section 7.1 Prize Lectures: “The Early-Career CEDAR Prize Lecture, CEDAR Prize Lecture, and Distinguished CEDAR Prize Lecture are solicited every year before the annual CEDAR workshop. The nomination criteria for each award

 shall be included in the solicitation and be made available on the CEDAR webpage.

</span><span style="font-size: 14pt; color: red;">CSSC members may not nominate themselves or other current CSSC members for science highlights or Prize lectures.</span><span style="font-size: 14pt;"> The evaluation process is

</span><span style="font-size: 14pt; color: red;"><s>currently</s> </span><span style="font-size: 14pt;">decided by the

</span><span style="font-size: 14pt; color: red;"><s>current</s> </span><span style="font-size: 14pt;">Prize Lecture task force leader and voting is performed by all voting members of the CSSC.”</span></li></ul>

<p class="elementToProof" style="margin: 0in;"><span style="font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 14pt; color: rgb(0, 0, 0);"><b>For item #5</b></span><span style="font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 14pt; color: black;"><b>,</b> below is a

 snippet of the Bylaws with a proposed change in </span><span style="font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 14pt; color: red;">Red</span><span style="font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 14pt; color: black;">:</span></p>

<ul style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; padding-left: 0px;">

<li style="font-family: Calibri, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0); margin: 0in 0in 0in 0.25in;">

<span style="font-size: 14pt;">In section 6.1 Student Support: “Student support to attend the annual CEDAR workshop (if an in person option is available) will be extended to only students based at educational institutions within the USA (including all US states

 and territories). This support includes registration fees, airfare (up to a potential maximum limit that may vary by year), and housing. In exchange, students are required to present a poster and are encouraged to participate fully in other areas of the workshop.

</span><span style="font-size: 14pt; color: red;">Top priority will be given to funding the two SRs before all other students, to ensure their in-person support of Student Day.”</span></li></ul>

<div class="elementToProof" style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 14pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<br>

</div>

<blockquote style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt;">

<blockquote style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt;">

<div id="x_x_x_x_x_x_x_x_x_x_x_x_x_mail-editor-reference-message-container">

<blockquote style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt;">

<blockquote style="margin: 5pt 0in 5pt 4.8pt; padding: 0in 0in 0in 6pt; border-top: none currentcolor; border-right: none currentcolor; border-bottom: none currentcolor; border-left: 1pt solid rgb(204, 204, 204);">

<div id="x_x_x_x_x_x_x_x_x_x_x_x_x_x_x_m_4179490180825788920m_2229435078408612701m_-7583317380653484351m_892538735942386993m_3218904149179173233Signature">

</div>

</blockquote>

</blockquote>

</div>

</blockquote>

</blockquote>

</body>

</html>