
<html>

  <head>


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  </head>

  <body bgcolor="#FFFFFF" text="#000000">

    Local folks, the meeting will be at 9am MDT in CG1-3183 (east side

    of building, just south of the visitor/post-doc cubes)<br>

    <br>

    Non-local folks, please dial in at 1-866-740-1260 and use access

    code 4971552.<br>

    <br>

    1) update on SOW (statement of work) and RFP (Request for Proposals)<br>

    <br>

    Statement of work is attached to this email.&nbsp; Peter Chamberlain

    (Contracts) has asked me not to share the RFP document at this point

    in time, but has agreed that the timetable given within the document

    can be shared:<br>

    <meta http-equiv="Content-Type" content="text/html;

      charset=ISO-8859-1">

    <meta name="ProgId" content="Word.Document">

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    <style>

<!--

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 /* Style Definitions */

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</style>Milestone&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;

    Day&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Date<br>

    RFP

    issued&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;

    Wednesday&nbsp;&nbsp;&nbsp; 8/29/12<br>

    RFP questions due to UCAR&nbsp;&nbsp;

    &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Wednesday&nbsp;&nbsp;&nbsp;

    9/5/12<br>

    All RFP questions and UCAR answers to Offerors&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;

    Monday&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; 9/10/12<br>

    Proposals due to

    UCAR&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;

    Thursday &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; 9/13/12<br>

    Proposal clarification process completed with Offerors&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;

    Monday&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; 9/17/12<br>

    Evaluation of proposals

    completed&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Wednesday&nbsp;&nbsp;&nbsp;

    9/19/12<br>

    <br>

    Anticipated contract award&nbsp;&nbsp;&nbsp;

    &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; TBD<br>

    Anticipated start of work&nbsp;&nbsp;&nbsp;

    &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; TBD<br>

    <br>

    This is a *very* compressed schedule driven by the need to give the

    app developer as much time as we can in order to develop the app.&nbsp; <br>

    <br>

    Peter has suggested that we&nbsp; figure out who will be on our team for

    evaluating the proposals now so that we can make best use of our

    short time.&nbsp; I would propose that we name a small team of no more

    than 4-5 people, two of which should be the PI (Scott) and Project

    Lead (Lance).&nbsp; Who else should be on the team?<br>

    <br>

    2) App evaluation team<br>

    <br>

    As with the proposal team, I suggest we keep the team small in order

    that we not unduly burden the developer with excessive feedback.&nbsp;

    This team will need to be close at hand for short, weekly hands-on

    meetings with the developer.&nbsp; Should this team be the same as the

    proposal eval team?<br>

    <br>

    3) Aussie team/game plan<br>

    <br>

    I want to start a discussion about how to organize "game day" in

    Australia.&nbsp; First step is to identify a lead.&nbsp; I'd like to propose

    that Laura lead this effort as she will:<br>

    1) be in Australia for the event (always helpful! :)<br>

    2) has the experience needed to organize and execute on game day<br>

    <br>

    Scott will likely also be there and could assist.&nbsp; Lance may also be

    there if travel funds could be identified.<br>

    <br>

    Whatever plan is developed should account for the possibility that

    the app will *not* be ready to go by the time of the event.<br>

    <br>

    4) UCAR communications<br>

    <br>

    Lance has been in contact with Matt Hirschland of UCAR

    Communications.&nbsp; Matt has agreed to send a representative from his

    group to explore how Communications might be able to assist with

    EMP.&nbsp; We may also wish to explore how to engage corporate partners.<br>

    <br>

    5) Anything else?<br>

  </body>

</html>